Sursa foto: Shutterstock
Ești antreprenor sau manager într-o firmă cu peste 50 de angajați? Organizarea activității zilnice reprezintă un factor cheie de succes, așa că metodele de creștere a eficienței sunt necesare, iar implementarea lor devine prioritară. Află în continuare cum să realizezi arhivarea documentelor de business, fără costuri, fără stres și cu multiple beneficii la nivel operațional.
Cum să implementezi un sistem de arhivare digitală cu zero costuri
Pentru a implementa un sistem de arhivare digitală cu costuri zero într-o companie, există câteva strategii eficiente pe care le poți urma. Acestea includ înlocuirea sistemelor de arhivare fizică și trecerea la platforme gratuite de arhivare digitală, digitalizarea documentelor fizice, implementarea unui sistem de organizare eficient și instruirea angajaților pentru utilizarea aplicațiilor software de arhivare.
Există numeroase servicii de arhivare digitală care oferă planuri gratuite, cum ar fi Google Drive, Dropbox sau OneDrive. Aceste platforme permit stocarea și organizarea documentelor într-un mod eficient și ușor de accesat. Planurile gratuite oferă, de obicei, suficient spațiu de stocare pentru majoritatea companiilor mici. De exemplu, Google Drive oferă 15 GB de spațiu gratuit, iar Dropbox oferă 2 GB. Pentru a reduce costurile de stocare și a îmbunătăți eficiența, este recomandat să digitalizezi documentele fizice. Acest proces poate fi realizat cu ajutorul unui scanner obișnuit sau al unei aplicații gratuite de scanare disponibile pe smartphone. După digitalizare, documentele pot fi încărcate pe platformele de arhivare digitală menționate anterior. Astfel, vei avea acces rapid la documente și vei economisi spațiu fizic în birou.
Pentru a facilita găsirea și accesarea documentelor, este nevoie de un sistem de organizare eficient. Creează foldere și subfoldere, utilizează un sistem de etichetare coerent și implementează un software de management al documentelor. Există multe astfel de software-uri disponibile gratuit, cum ar fi OpenKM sau DocuWare Community Edition. Acestea îți vor permite să organizezi și să gestionezi documentele într-un mod simplu și eficient.
Pentru a asigura succesul unui sistem de arhivare digitală cu zero costuri, angajații trebuie să fie instruiți corespunzător. Organizează traininguri despre utilizarea platformelor de stocare, detaliază procedurile de scanare a documentelor și prezintă modul de utilizare al unor practici de securitate digitală. Astfel vei reuși să implementezi noile programe software pe care le presupune arhivarea documentelor în format electronic într-o firmă cu peste 50 de angajați.
Gestionarea securității și confidențialității datelor în arhivarea digitală
Gestionarea securității și confidențialității în arhivarea digitală reprezintă aspecte esențiale pentru orice organizație în era digitală. Implementarea unui sistem de securitate digitală reprezintă primul pas în asigurarea protecției datelor. Asigură-te că în firma ta utilizezi programe de criptare pentru a proteja informațiile sensibile, precum și autentificarea cu mai mulți factori, pentru a preveni accesul neautorizat la arhivele digitale. Alte tehnologii, cum ar fi soluțiile de securitate bazate pe blockchain, pot fi, de asemenea, luate în considerare pentru a spori nivelul de securitate.
Respectarea reglementărilor de confidențialitate este esențială în gestionarea arhivelor digitale. Acordă o atenție deosebită legislației în vigoare, cum ar fi Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), pentru a te asigura că datele sunt tratate în mod legal și confidențialitatea este protejată în mod corespunzător. Monitorizarea constantă și actualizarea securității sunt operațiuni necesare pentru a face față amenințărilor cibernetice. Sistemele de securitate trebuie să fie monitorizate în mod regulat, ca să detectezi eventuale vulnerabilități și să upgradezi sistemele cu cele mai recente soluții de protecție. De asemenea, este important să realizezi revizuiri periodice ale politicilor și procedurilor de securitate, în conformitate cu noile riscuri și tehnologii emergente.
Adoptarea digitalizării și implementarea unui sistem de arhivare digitală cu zero costuri pot transforma procesul de arhivare dintr-o sarcină costisitoare și consumatoare de timp, într-o activitate eficientă. În plus, implicarea angajaților și gestionarea corespunzătoare a securității și confidențialității consolidează succesul acestei strategii.
