Facturare B2B și B2G: ce diferențe există și cum se aplică în e-Factura?

Sursă foto: Shutterstock

Obligația de a trimite și primi facturi în format electronic a adus modificări importante pentru companii și instituții publice din România, începând cu 1 ianuarie 2024. Fie că administrezi o afacere sau lucrezi într-o instituție a statului, ai observat probabil presiunea pentru automatizarea proceselor și transparență în gestionarea documentelor fiscale. Iată care sunt diferențele dintre facturarea B2B (Business to Business) și B2G (Business to Government)!

Ce reprezintă e-Factura și cum funcționează

Sistemul e-Factura oferă o platformă digitală pentru crearea, validarea și transmiterea facturilor, sub supravegherea Ministerului Finanțelor. Întregul flux implică generarea unui fișier XML standardizat, care ajunge la autorități prin Spațiul Privat Virtual (SPV) sau platforma Forexebug. ANAF asigură validarea și arhivarea acestor documente, iar circuitul fiecărei facturi devine ușor de urmărit și controlat de ambele părți implicate.

Spre deosebire de simpla trimitere a unui PDF pe e-mail, această procedură include verificarea automată și arhivarea centralizată, ceea ce elimină rapid erorile sau încercările de fraudă. De exemplu, dacă o firmă trimite accidental o factură cu o dată greșită, sistemul respinge automat documentul și anunță emițătorul, fără să fie nevoie de alte explicații.

Definirea B2B și B2G în contextul e-Factura

• B2B (Business to Business): se referă la tranzacțiile între companii private. Exemple: un producător vinde marfă către un distribuitor, o firmă de servicii furnizează consultanță unei alte firme.
• B2G (Business to Government): Implică vânzarea de bunuri sau servicii către instituții ale statului. Exemple: o firmă oferă echipamente IT unei primării, o companie livrează consumabile unui spital public.

Obligația de a folosi facturarea electronică diferă între cele două tipuri de relații. Pentru B2G, transmiterea documentelor în platforma SPV a devenit obligatorie din iulie 2022. În relațiile B2B, regula generală se aplică din ianuarie 2024, iar de la 1 iulie 2024 toate firmele vor trebui să folosească acest sistem.  

Procedura de utilizare pentru B2B și B2G

Pentru a te asigura că emiți și primești facturi corect, urmează acești pași simpli:

1. Înregistrează-ți firma sau instituția în Spațiul Privat Virtual (SPV) pe site-ul ANAF.
2. Pregătește factura în format XML, conform regulilor stabilite de Ministerul Finanțelor.
3. Încarcă fișierul în SPV sau Forexebug (pentru facturi către instituții publice).
4. Primești confirmarea de validare sau, în caz de erori, notificare pentru corectare.
5. Arhivează documentele validate în sistemul tău intern.

Dacă folosești un program de gestiune sau ERP compatibil, procesul merge mai rapid, iar facturile se transmit aproape automat către sistemul național.

Diferențe de proces

• Relațiile B2G implică introducerea unor coduri suplimentare pentru proiectele sau achizițiile publice și, de obicei, reguli mai stricte privind termenele de transmitere.
• În sectorul B2B se pune accent pe integrarea automată a e-Facturii cu managementul stocurilor, contabilitate sau gestiunea clienților pentru a evita erorile manuale.

Calendarul adoptării e-Factura și obligațiile legale

Trecerea la e-Factura a avut loc în câteva etape:

• Din iulie 2022: obligativitate pentru toate relațiile B2G.
• Din ianuarie 2024: companiile private raportează electronic anumite tranzacții B2B.
• Din iulie 2024: majoritatea operațiunilor B2B intră în sistemul e-Factura.

Aceste obligații izvorăsc din OUG 120/2021 și Legea 139/2022, fiind susținute și de Directiva europeană 2014/55/UE. Statul aplică sancțiuni pentru nerespectare, iar unele tranzacții (cum ar fi livrările către clienți din afara României) rămân exceptate.

Avantaje și limite ale sistemului e-Factura

Implementarea e-Factura aduce beneficii clare atât pentru firme, cât și pentru instituțiile publice:

• procese transparente: autoritățile pot urmări ușor documentele;
• automatizare: software-ul preia majoritatea sarcinilor de introducere date;
• control rapid: TVA-ul și alte taxe se pot gestiona eficient;
• auditare simplificată: documentele se arhivează electronic și se regăsesc imediat;
• reducere a timpului și a costurilor administrative: de exemplu, o companie cu sute de clienți B2B reduce volumul facturilor transmise manual în doar câteva minute.

Totuși, există câteva aspecte de luat în calcul:   

• sistemul poate necesita instruire suplimentară pentru personal;
• apar, uneori, probleme tehnice din cauza integrării cu platformele naționale;
• firmele mici sau cele fără software dedicat se pot confrunta cu dificultăți de adaptare.

Dacă folosești deja un program de facturare electronică, verifică să fie compatibil cu cerințele e-Factura pentru a nu pierde timpul cu modificări sau dubluri de documente. Pentru situații complexe sau neclare, discută mereu cu un specialist fiscal autorizat, pentru a preveni sancțiunile sau erorile de interpretare!