Sursa foto: Shutterstock

Multe întreprinderi din diverse verticale derulează activități de gestiune a depozitelor de materii prime, materiale, subansamble sau produse finite. Pentru îmbunătățirea eficienței în administrarea unităților de stocare și depozitare, vă prezentăm cele mai importante aspecte pe care să le aveți în vedere la organizarea proceselor și operațiunilor logistice.

Ce cuprinde gestiunea depozitelor

Activitatea de gestiune a depozitelor presupune cunoașterea în detaliu a datelor despre cantitățile de mărfuri recepționate și cantitățile de mărfuri existente în stoc. Pe scurt, asigurarea trasabilității este unul din aspectele esențiale care permite un control strict al activităților și stocurilor. Ce se are în vedere la acest ”capitol”? În linii generale – înregistrarea articolelor (tip, cod de identificare), monitorizarea orelor de intrare și ieșire din depozit a produselor, precizarea furnizorilor, a angajaților care au preluat și manipulat articolele respective, precum și a clienților finali și, nu în ultimul rând, evidența tuturor operațiunilor efectuate în depozit.

Cu alte cuvinte, gestiunea unui depozit se referă atât la recepția, cât și la administrarea mărfurilor ce urmează să fie livrate: înregistrarea în gestiune la intrarea în unitatea de stocare, așezarea la raft, picking, selectarea și gruparea pe transporturi, încărcarea și comunicarea detaliilor privind livrarea efectivă.

Gestiunea cuprinde nu numai la evidența mărfurilor și a mișcărilor de mărfuri în depozite, ci include și activitățile de optimizare a proceselor de stocare. Gestiunea depozitelor nu înseamnă doar măsurare și inventar, deoarece are un rol important în cadrul lanțului de aprovizionare și influențează chiar și organizarea producției la nivel de întreprindere.

Principalele moduri de gestiune a depozitelor

Gestiunea depozitelor se poate realiza în diferite moduri, în funcție de prioritățile fiecărei companii și de resursele de care dispune (financiare, logistice, forță de muncă). Multe firme internalizează activitatea de depozitare fără să aibă capabilitățile necesare pentru gestionarea acesteia.

În mod tradițional, gestiunea depozitelor are la bază procese manuale. Acestea pot cauza nereguli în administrarea mărfurilor, diferențe între stocurile fizice și cele scriptice, greșeli în organizarea comenzilor de livrare, întârzieri la realizarea documentelor și îndeplinirea sarcinilor individuale. În ciuda acestor inconveniente, încă mai sunt firme care mențin forma veche de administrare a stocurilor și depozitelor.

Modul modern de gestiune a depozitelor este cel semiautomatizat și chiar complet automatizat, care rezolvă cea mai mare parte dintre aceste probleme de organizare și administrare a spațiilor de primire, stocare, sortare și livrare de produse.

Cum se eficientizează gestiunea depozitelor

Principalele modalități prin care o firmă poate crește eficiența în activitatea de gestiune a depozitelor sunt următoarele: stabilirea exactă a fluxurilor de lucru din depozit, realizarea documentelor de ghidare a utilizatorilor pe fluxurile de lucru, corelarea proceselor de depozitare și expediție și organizarea eficientă a forței de muncă.

Aceste îmbunătățiri la nivelul gestiunii depozitelor se pot realiza prin digitalizarea proceselor de lucru și integrarea unui soft WMS pentru gestiune depozit, cu impact pozitiv asupra tuturor aspectelor menționate.

Sistemele de management al depozitelor și stocurilor (WMS – Warehouse Management System) cum este xTrack WMS asigură automatizarea proceselor de lucru (recepție cantitativă, recepție calitativă și etapele post-recepție), au în vedere procedurile și responsabilitățile pe fiecare post, generează automat documentele de confirmare și transmit detaliile necesare către aplicațiile financiare și de contabilitate (ERP).

În plus, sistemul xTrack WMS asigură relocarea dinamică a produselor pe baza unor criterii de eficiență (frecvența livrărilor, volumul stocurilor disponibile, sincronizarea activităților de picking și expediție, gestionarea retururilor ș.a.).

La acestea se adaugă funcționalități specifice pentru evaluarea activităților individuale și crearea unui sistem eficient de recompensare sau, după caz, penalizare a personalului din unitățile de depozitare.

Automatizarea prin soluții software de tip WMS asigură fluidizarea fluxurilor de lucru în depozite, optimizarea stocurilor, prioritizarea activităților, identificarea rapidă și reglarea problemelor ce pot să apară.

Firmele care utilizează sisteme de management al depozitelor și stocurilor beneficiază de o gestiune eficientă și de reducerea timpilor necesari pentru procesarea comenzilor.